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stardustspace_Worklog

In Company · 2025. 1. 12. fullscreen 넓게보기

Idea: Company Wiki (사내 위키)

사내 위키가 필요한 이유

 

1. 현재 회사 내 공개된 정보 - 해당 BU가 공개한 Article을 참고 - Servicenow을 제외하고 원하는 정보를 찾을 수 있는 방법이 없다

2. 전 직원이 자유롭게 찾아볼 수 있는 공개 정보 사이트의 부재

3. 적절한 정보를 찾는데 오랜 시간을 소요함

 1) 담당자가 있는 경우 : 담당자와 Contact

 2) 담당자가 없는 경우 : 유사한 업무를 하는 사람에게 ask

  * 유사한 업무를 하는 사람도 모르는 경우: 해당 질문을 받은 사람이 담당자에게 토스 or 모른다고 회신

 

개발이 불가한 이유

 

1. 잘못된 정보가 공개되어 문제가 발생한 경우, 책임 지기가 어려움

2. 해당 위키의 정보를 관리하는 담당자는 누구이며, 어떻게 지속적인 관리를 해 나갈 것인지 답변이 어려움

 

Catch up Point

 

* Article을 참고하여 실제 업무를 진행하는데는 많은 어려움이 있다.

* SOP와 Actual Work의 간극을 줄여줄 완충재가 필요하다.

* 위키의 내용을 레퍼런스로, Actual Fact Check는 담당자와 하는 것이 어려운가?

* 반복적이고 지속적인 업무 문의가 많은데, 이것에 관한 Article 생성 후 Servicenow 기재는 어려운가?

 

개발을 한다면 적합한 Tool이 무엇인지?

* Web-page 개설을 원했으나, cost 측면에서 어려움이 있음

* Sharepoint를 활용한 일종의 Search Page를 개설하는게 효과적인 방법이라 생각됨.

** 사내 Sharepoint 저장 용량이 5TB & 회사에서 권장하는 저장소이기 때문

 

쉐어포인트 자체의 Wiki 사이트 구현 기능을 찾았다.
특정 BU에서 자주 묻는 질문들을 검색할 수 있는 BU의 특수 페이지 같은 형식으로 활용하면 좋을 듯 하다.

Refernece:
https://www.soft2000.com/18570
blog.naver.com/pnumber

 

 

Prompt with GPT

Q. 나는 servicenow의 article 처럼, 사용자들이 자유롭게 정보를 게시할 수 있는 일종의 사내 위키를 만들어보고 싶어. 그런데 웹사이트 개발 등 추가적인 비용이 들면 진행이 어려울 것 같아서, MS의 Sharpoint를 활용해서 만들어보고 싶어. 우리 회사는 기본적으로 마이크로소프트 비즈니스 플랜을 제공하거든. 위키 생성이 가능할까?

일반적으로 회사들이 어떤 프로그램을 써서 사내 위키를 만드는지, 그리고 쉐어포인트를 사용하여 개발하는 사내 위키는 비젼이 있는지 알고싶어.

A. Creating an in-house wiki using Microsoft SharePoint is a practical and cost-effective option, especially since your company already provides Microsoft Business Plan, which likely includes SharePoint. SharePoint is well-suited for building in-house wikis because it offers collaborative tools, document libraries, and customizable pages. Here's a breakdown of your questions and considerations:

1. Is it possible to create a wiki using SharePoint?

Yes, SharePoint is a great platform for creating an in-house wiki. It provides features like:

  • Wiki Page Libraries: SharePoint has a built-in feature for creating and managing wiki libraries. You can create pages, link them, and organize them hierarchically.
  • Modern Pages: Modern SharePoint allows you to create visually appealing pages with rich text, images, videos, and web parts for better user engagement.
  • Permissions Management: SharePoint offers robust control over who can view, edit, or contribute to the wiki.
  • Search Functionality: SharePoint has strong search capabilities, making it easier for users to find the information they need.

2. What programs do companies generally use to create in-house wikis?

Here are some common tools companies use for creating in-house wikis:

  • Confluence (by Atlassian): A popular tool for teams that need detailed documentation and collaboration.
  • MediaWiki: The engine behind Wikipedia, suitable for companies with technical resources.
  • SharePoint: A preferred choice for companies using Microsoft 365 due to its integration and collaboration features.
  • Notion: An all-in-one workspace that's simple and user-friendly, often used by smaller teams.
  • GitBook: A modern documentation platform, often used for developer-centric organizations.
  • Google Sites: A free option for companies using Google Workspace, though less feature-rich than SharePoint.

3. Is there a vision for in-house wikis developed using SharePoint?

SharePoint can be a long-term solution for your in-house wiki due to its flexibility and scalability. Here’s the vision it can offer:

  • Centralized Knowledge Base: SharePoint wikis can become a centralized location for all company knowledge, improving collaboration and efficiency.
  • Customizable User Experience: Modern SharePoint pages allow you to create a professional and engaging look for your wiki with minimal effort.
  • Integration with Microsoft Tools: SharePoint integrates seamlessly with other Microsoft apps like Teams, Outlook, and OneDrive, enhancing accessibility.
  • Scalability: As your company grows, the wiki can expand to accommodate more content, users, and features without additional infrastructure costs.
  • Cost Efficiency: Since your company already uses Microsoft Business Plan, leveraging SharePoint avoids the need for additional software purchases.

4. Steps to Create an In-House Wiki Using SharePoint

  1. Set Up a SharePoint Site: Use a "Communication Site" template for a better user experience or a "Team Site" if collaboration is the priority.
  2. Create a Wiki Page Library:
    • Go to Site Contents > New > App > Wiki Page Library.
    • Name the library and start adding pages.
  3. Design Pages:
    • Use modern web parts like text, images, videos, and links to structure your pages.
    • Create templates for consistent page design.
  4. Organize the Wiki:
    • Use metadata or folders to categorize content.
    • Set up a homepage with links to key sections.
  5. Assign Permissions:
    • Define user roles (e.g., viewers, contributors, editors).
  6. Promote the Wiki:
    • Train employees on how to use it.
    • Share the link in company-wide communications.
  7. Maintain the Wiki:
    • Regularly update content and archive outdated information.
    • Encourage employees to contribute.

Conclusion

Using SharePoint for your in-house wiki is an excellent option given your Microsoft Business Plan. It’s cost-effective, scalable, and offers a wide range of features. While SharePoint may not be as specialized as Confluence or GitBook for wiki purposes, it is more than capable of meeting most business needs with minimal setup.

If you need guidance on the initial setup or specific use cases, let me know, and I can provide a step-by-step plan!

 

--- Korean Version

SharePoint를 활용하여 사내 위키를 만드는 것은 충분히 가능합니다. 특히 귀사의 Microsoft Business Plan에 SharePoint가 포함되어 있다면, 별도의 추가 비용 없이도 이를 구현할 수 있는 장점이 있습니다. 아래에 SharePoint를 이용한 사내 위키 구축 방법과 일반적으로 기업에서 사용하는 사내 위키 프로그램에 대한 설명, 그리고 SharePoint 기반 위키의 전망을 정리해 드리겠습니다.

1. SharePoint로 사내 위키 구현 가능성

SharePoint는 문서 관리, 협업, 지식 공유를 위한 플랫폼으로, 다음과 같은 방식으로 사내 위키를 만들 수 있습니다:

  • 팀 사이트 생성: SharePoint 팀 사이트를 생성하여 각 부서나 주제별 페이지를 구성할 수 있습니다.
  • 페이지 기능 활용: SharePoint의 페이지 기능을 활용해 위키 항목을 작성, 수정, 업데이트할 수 있습니다. 각 페이지는 텍스트, 이미지, 링크 등을 포함할 수 있습니다.
  • 라이브러리 및 리스트 기능: 문서 라이브러리와 사용자 정의 리스트를 활용해 자료를 체계적으로 저장하고 분류할 수 있습니다.
  • 검색 기능: SharePoint는 강력한 검색 기능을 제공하므로, 사용자가 필요한 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.
  • 권한 관리: 사용 권한을 설정해 특정 사용자만 글을 작성하거나 수정할 수 있도록 제어할 수 있습니다.

2. 기업에서 사용하는 일반적인 사내 위키 도구

많은 기업에서는 다음과 같은 도구를 활용해 사내 위키를 운영합니다:

  • Confluence (Atlassian): 직관적이고 강력한 협업 및 지식 관리 도구로, IT 및 개발 팀에서 자주 사용됩니다.
  • Notion: 간단한 사용성과 다양한 템플릿으로 소규모 팀에서 자주 활용됩니다.
  • MediaWiki: Wikipedia와 동일한 오픈소스 소프트웨어로 대규모 위키 운영에 적합합니다.
  • Microsoft Teams + OneNote: 간단한 지식 공유에는 Microsoft Teams와 OneNote의 통합 기능을 사용하는 경우도 많습니다.

3. SharePoint 기반 사내 위키의 전망

SharePoint를 활용한 위키의 장점은 다음과 같습니다:

  • 기존 인프라 활용: 이미 Microsoft Business Plan을 사용 중이라면 추가 비용이 발생하지 않습니다.
  • Microsoft 365와의 연계: SharePoint는 Teams, OneDrive, Outlook 등과 긴밀하게 연동되므로 효율적인 업무 흐름을 지원합니다.
  • 유연한 커스터마이징: 필요에 따라 페이지 레이아웃, 워크플로우 등을 사용자 지정할 수 있어 다양한 요구 사항을 충족할 수 있습니다.
  • 강력한 보안: Microsoft의 보안 정책을 기반으로 데이터 보호가 가능합니다.

하지만 몇 가지 단점도 고려해야 합니다:

  • 초기 설정 및 관리: SharePoint 위키를 구축하고 유지관리하는 데 어느 정도 기술적인 이해가 필요합니다.
  • UX/UI 한계: Confluence나 Notion과 비교했을 때 사용자가 느끼는 인터페이스가 다소 복잡할 수 있습니다.

결론

SharePoint를 활용한 사내 위키는 경제적이고 회사의 IT 생태계와 잘 통합되는 좋은 선택입니다. 초기 설정과 사용자 교육을 통해 사용 편의성을 높인다면 효율적인 지식 관리와 정보 공유가 가능할 것입니다. 필요한 경우, SharePoint 외에도 Confluence 같은 전문 툴과 비교하여 회사에 적합한 솔루션을 선택하는 것도 고려해볼 만합니다.

 

SharePoint를 활용하여 사내 위키를 만드는 것은 충분히 가능합니다. 특히 귀사의 Microsoft Business Plan에 SharePoint가 포함되어 있다면, 별도의 추가 비용 없이도 이를 구현할 수 있는 장점이 있습니다. 아래에 SharePoint를 이용한 사내 위키 구축 방법과 일반적으로 기업에서 사용하는 사내 위키 프로그램에 대한 설명, 그리고 SharePoint 기반 위키의 전망을 정리해 드리겠습니다.

1. SharePoint로 사내 위키 구현 가능성

SharePoint는 문서 관리, 협업, 지식 공유를 위한 플랫폼으로, 다음과 같은 방식으로 사내 위키를 만들 수 있습니다:

  • 팀 사이트 생성: SharePoint 팀 사이트를 생성하여 각 부서나 주제별 페이지를 구성할 수 있습니다.
  • 페이지 기능 활용: SharePoint의 페이지 기능을 활용해 위키 항목을 작성, 수정, 업데이트할 수 있습니다. 각 페이지는 텍스트, 이미지, 링크 등을 포함할 수 있습니다.
  • 라이브러리 및 리스트 기능: 문서 라이브러리와 사용자 정의 리스트를 활용해 자료를 체계적으로 저장하고 분류할 수 있습니다.
  • 검색 기능: SharePoint는 강력한 검색 기능을 제공하므로, 사용자가 필요한 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.
  • 권한 관리: 사용 권한을 설정해 특정 사용자만 글을 작성하거나 수정할 수 있도록 제어할 수 있습니다.

2. 기업에서 사용하는 일반적인 사내 위키 도구

많은 기업에서는 다음과 같은 도구를 활용해 사내 위키를 운영합니다:

  • Confluence (Atlassian): 직관적이고 강력한 협업 및 지식 관리 도구로, IT 및 개발 팀에서 자주 사용됩니다.
  • Notion: 간단한 사용성과 다양한 템플릿으로 소규모 팀에서 자주 활용됩니다.
  • MediaWiki: Wikipedia와 동일한 오픈소스 소프트웨어로 대규모 위키 운영에 적합합니다.
  • Microsoft Teams + OneNote: 간단한 지식 공유에는 Microsoft Teams와 OneNote의 통합 기능을 사용하는 경우도 많습니다.

3. SharePoint 기반 사내 위키의 전망

SharePoint를 활용한 위키의 장점은 다음과 같습니다:

  • 기존 인프라 활용: 이미 Microsoft Business Plan을 사용 중이라면 추가 비용이 발생하지 않습니다.
  • Microsoft 365와의 연계: SharePoint는 Teams, OneDrive, Outlook 등과 긴밀하게 연동되므로 효율적인 업무 흐름을 지원합니다.
  • 유연한 커스터마이징: 필요에 따라 페이지 레이아웃, 워크플로우 등을 사용자 지정할 수 있어 다양한 요구 사항을 충족할 수 있습니다.
  • 강력한 보안: Microsoft의 보안 정책을 기반으로 데이터 보호가 가능합니다.

하지만 몇 가지 단점도 고려해야 합니다:

  • 초기 설정 및 관리: SharePoint 위키를 구축하고 유지관리하는 데 어느 정도 기술적인 이해가 필요합니다.
  • UX/UI 한계: Confluence나 Notion과 비교했을 때 사용자가 느끼는 인터페이스가 다소 복잡할 수 있습니다.

결론

SharePoint를 활용한 사내 위키는 경제적이고 회사의 IT 생태계와 잘 통합되는 좋은 선택입니다. 초기 설정과 사용자 교육을 통해 사용 편의성을 높인다면 효율적인 지식 관리와 정보 공유가 가능할 것입니다. 필요한 경우, SharePoint 외에도 Confluence 같은 전문 툴과 비교하여 회사에 적합한 솔루션을 선택하는 것도 고려해볼 만합니다.

 

 

나의 말:

So how should we implement it so that it is similar to ServiceNow’s article through SharePoint? Could you explain in detail? Please answer in Korean
 

ChatGPT의 말:

ChatGPT

ServiceNow의 기사(Article)와 유사한 형태로 SharePoint에서 사내 위키를 구현하려면 다음과 같은 단계별 접근이 필요합니다. 여기서는 SharePoint의 기능과 구성을 활용하여 사용자가 쉽게 접근하고 정보를 검색 및 관리할 수 있는 시스템을 구축하는 방법을 설명하겠습니다.

1. SharePoint 사이트 구조 설계

먼저, ServiceNow의 구조처럼 정보를 체계적으로 정리하기 위해 사이트 맵을 설계합니다. 이를 통해 사용자들이 정보를 직관적으로 찾을 수 있습니다.

  • 홈 페이지: 위키의 메인 화면으로, 주요 카테고리와 검색 기능, 최근 업데이트된 문서 등을 표시합니다.
  • 카테고리별 하위 페이지: ServiceNow의 주제별 기사처럼 각 카테고리에 해당하는 하위 페이지를 생성합니다. 예:
    • HR (인사)
    • IT (정보 기술)
    • Finance (재무)
    • General FAQ (일반 FAQ)
  • 문서별 상세 페이지: 개별 문서를 작성하는 페이지로, 제목, 내용, 첨부 파일, 태그 등을 포함합니다.

2. 페이지 구성

SharePoint에서 ServiceNow와 비슷한 문서를 구현하려면 다음 요소를 포함한 페이지를 구성합니다.

2.1. 문서 템플릿 생성

문서 작성 시 일관성을 유지하기 위해 다음과 같은 템플릿을 설정합니다:

  • 제목 (Title): 문서의 핵심 주제를 표시
  • 요약 (Summary): 문서 내용을 간단히 소개
  • 본문 (Body): 구체적인 내용 (텍스트, 표, 이미지, 동영상 포함 가능)
  • 태그 (Tags): 문서를 주제별로 분류
  • 작성일/수정일: 작성 및 최종 업데이트 날짜 자동 표시
  • 작성자: 문서를 작성한 사용자 이름 자동 표시

2.2. 리치 텍스트 에디터 사용

페이지 구성 시 리치 텍스트 에디터를 활용해 사용자들이 손쉽게 텍스트 서식을 적용하고 이미지를 삽입할 수 있도록 설정합니다.

2.3. 검색 최적화

문서 제목, 태그, 본문 내용이 검색 결과에 포함되도록 검색 기능을 활성화합니다. 이를 통해 사용자들이 키워드로 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.

3. 라이브러리 및 리스트 활용

SharePoint의 문서 라이브러리와 사용자 지정 리스트를 활용해 데이터를 체계적으로 관리합니다.

3.1. 문서 라이브러리 생성

  • 각 카테고리에 맞는 문서 라이브러리를 생성하고, 문서를 업로드하거나 새로 작성할 수 있게 합니다.
  • 문서 라이브러리에 **열(Column)**을 추가하여 다음 정보를 저장합니다:
    • 카테고리(Category): 문서의 주제
    • 태그(Tags): 관련 키워드
    • 상태(Status): 초안, 게시됨 등 문서 상태
    • 작성자(Author): 작성자 정보

3.2. 리스트 뷰 정의

  • 문서 목록을 보기 쉽게 하기 위해 필터와 정렬을 설정합니다.
  • 예: "최근 업데이트된 문서" 또는 "특정 태그가 포함된 문서"만 표시.

4. 사용자 경험 개선

사용자가 SharePoint 위키를 쉽게 이용할 수 있도록 인터페이스를 개선합니다.

4.1. 검색 기능 강화

  • 검색 상자(Search Box): 키워드를 입력하면 관련 문서가 바로 표시되도록 구성합니다.
  • 필터(Filter): 카테고리, 태그, 작성 날짜 등으로 검색 결과를 세분화합니다.

4.2. 빠른 링크 (Quick Links)

홈 페이지에 인기 문서나 자주 사용하는 카테고리를 빠른 링크로 설정해 접근성을 높입니다.

4.3. 사용자 맞춤 알림

문서가 업데이트되거나 새로운 문서가 게시되었을 때, 구독한 사용자에게 이메일 알림이 가도록 설정합니다.

5. 권한 관리

ServiceNow처럼 문서 작성, 수정, 읽기 권한을 사용자별로 세분화합니다.

  • 읽기 전용(Reader): 일반 사용자
  • 편집자(Editor): 문서를 작성 및 수정하는 사용자
  • 관리자(Admin): 전체 사이트 관리 권한을 가진 사용자

6. 유지 관리 및 개선

  • 사용자 피드백 수집: 사용자의 의견을 바탕으로 인터페이스 및 콘텐츠를 개선합니다.
  • 정기적인 콘텐츠 업데이트: 문서의 유효성을 유지하기 위해 담당자가 정기적으로 검토 및 수정합니다.
  • 사용자 교육: SharePoint 위키 사용법에 대한 가이드를 제작하고, 교육 세션을 진행합니다.

SharePoint 기반 위키의 예시

구현된 SharePoint 위키는 다음과 같은 화면 구성을 가질 수 있습니다:

  1. 홈 페이지:
    • 검색 상자
    • 인기 문서 섹션
    • 최근 업데이트된 문서
  2. 카테고리 페이지:
    • IT/HR 등 주제별 문서 목록
  3. 문서 페이지:
    • 제목, 본문, 첨부 파일, 태그 표시
    • 댓글 및 피드백 기능 추가 (옵션)

결론

SharePoint를 활용하면 ServiceNow의 기사와 유사한 형태로 사내 위키를 효율적으로 구축할 수 있습니다. Microsoft 365의 다른 도구들과 통합하여 사용성을 높이고, 정기적인 업데이트와 유지 관리를 통해 지속 가능한 시스템으로 발전시킬 수 있습니다.

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